Kumaha carana nyieun sistem manajemen dokumen keur usaha leutik
Pikeun loba usaha, fokus di manajemén dokumen anu dina organisasi jeung neundeun dokumén. Éta rék bisa nyimpen dokumen dina jalan diatur tur aman nu masih ngamungkinkeun dokumén bisa kapanggih kalawan gampang.
artikel ieu bakal némbongkeun Anjeun cara nyieun sistem manajemen dokumen anu teu persis éta.
Lamun ngetik "manajemen dokumen" kana naon search engine, Anjeun bakal meunang béréndélan panjang manajemén dokumen "solusi", loba featuring software atawa aplikasi anu Ngaiklan kaunggulan gaduh kantor paperless .
Dokumen software manajemén atawa aktip, kumaha oge, anu dirancang pikeun ngaronjatkeun Anjeun bisnis urang penanganan koropak éléktronik . Masalahna nyaeta loba usaha leutik kudu nungkulan mixes data baheula dina kertas jeung file éléktronik - sarta dina sababaraha kasus, proporsi data paper téh loba nu leuwih gede.
Hiji solusi pikeun masalah ngabogaan lingkungan data dicampur bakal ngagunakeun sistem dokumen Imaging pikeun ngarobah sakabéh dokumén anjeun bisnis urang mun formulir éléktronik. Tapi ieu téh teuing mahal sarta waktu-consuming keur loba usaha leutik.
Warta alus nyaeta nu bisa nyimpen dasar tina sistem manajemen dokumen di tempat tanpa purchasing sagala software husus atanapi bade liwat Imaging dokumen borongan.
Sistim nu teu kudu jadi kompléks; Anjeun ngan kudu investasi sababaraha waktos dina tata sarta ngalaksanakeun eta.
Kumaha carana nyieun sistem manajemen dokumen
Nyetel sistem manajemen dokumen ngalibatkeun tilu léngkah;
- nyieun hiji rencana manajemen dokumen,
- ngalaksanakeun rencana manajemen dokumen,
- jeung handap ngaliwatan.
Jurus kahiji, nyieun rencana, ngalibatkeun ngawalon opat patarosan ieu:
Naon aya aturan pikeun nyieun dokumen?
Invoices , hurup panginget pamayaran, jualan brosur, email, cadar kasaimbangan , spreadsheets, laporan - Sadaya usaha nyieun rupa-rupa dokumén dina kursus lakukeun jeung ngajaga data bisnis. Sarta tetep hirup dikelompokeun, sadaya usaha kudu ngadegkeun aturan pikeun nyieun dokumen.
Contona, aya dina-imah témplat pikeun sababaraha dokumén bisnis standar Anjeun, sapertos hurup na invoices, sarta dimana anu aranjeunna lokasina?
Dupi aya pituduh gaya di-imah nu perlu dituturkeun?
Kedah dokumén anyar jadi tanggal jeung / atawa waktu-dicap?
prosedur Naon nu kudu dituturkeun pikeun babagi atawa reviewing dokumén?
Kanggo sababaraha usaha leutik, hijina titik ngeunaan ciptaan dokumen anu perkara bakal dimana témplat pikeun sagala rupa dokumén bisnis anu lokasina jeung kumaha make eta. Tapi lamun nyiptakeun dokumen dina anjeun bisnis ngalibatkeun jalma béda collaborating on, reviewing atanapi ngamutahirkeun dokumén, anjeun bakal kudu méakkeun sababaraha waktos mutuskeun kumaha hal ieu kudu dipigawé pikeun mastikeun efisiensi jeung konsistensi.
Kumaha urang nyimpen dokumen?
Aya sabenerna dua aspék pikeun sual ieu.
Kahiji ngalibatkeun aspék fisik gudang. Malah lamun bisnis leutik anjeun nyimpen dokumen di cabinets filing, aya waragad pakait sareng neundeun; teu ngan biaya filing nu cabinets sorangan, tapi biaya waktu mun anjeun jeung / atawa pagawé Anjeun berkas dokumén atawa buka meunangkeun aranjeunna. Kanyataanna, biaya panggedena pakait sareng gudang, pikeun usaha paling leutik, meureun biaya tina waktos wasted lamun urang keur pilari dokumén.
Aspék kadua dokumén nyimpen téh organisasi; kumaha bade dokumén jadi Filed? Konci pikeun dokumén filing téh nuturkeun lila manajemén file alus.
Anjeun oge peryogi kauninga kumaha anjeun gé Arsip dokumén. Kumaha anjeun bakal ngadamel file anu mutahir atawa ngan siap jadi dipindahkeun kana burner deui dina sistem manajemen dokumen anjeun?
Deukeut awal unggal taun, misalna, abdi ngaliwatan rupa payil nu patali gawé dina komputer mah, weeding kaluar jelema anu henteu panjang ayeuna, tur jieun polder nu anyar dilabélan ku sataun jeung / atawa mata pelajaran, pindah file sakumaha diperlukeun.
Sami bisa dipigawé kalayan file kertas; éta teu hese dipiceun heubeul (er) dokumén ti folder file na labél jeung jieun nu anyar kalawan "Old" dina judulna. Sababaraha software nawarkeun otomatis pilihan archiving. Microsoft Outlook, misalna, ngidinan Anjeun pikeun arsip email heubeul.
Kumaha tiasa dokumén retrieving jadi disederhanakeun?
Patarosan ieu jantung sistem manajemen dokumen Anjeun. Dina survey anu dilakukeun ku Leger Marketing keur Xerox Kanada, Kanada SMB boga sarta manajer rata-rata kecap eta hargana $ 2.152 taun ka ngatur sarta dokumén toko na tentang hiji jam sapoé neangan dokumén ieu (globeandmail.com).
Sakali deui, lila-filing alus bisa balik cara lila nuju ngarengsekeun masalahna. Ngotéktak artikel Manajemén Data dina situs ieu bakal meunang nu dimimitian. Lamun ngalakukeun hal sapertos konsistén turutan ngaran ketat Konvénsi , contona, dokumén bakal loba gampang pikeun manggihan.
Jeung naha anjeun hiji budi proprietor anu gawéna solo atawa boga bisnis kalawan karyawan , abdi nganjurkeun nyieun hiji Daptar payil Locations, nu bakal ngingetkeun pamaké mana jenis tinangtu koropak buka - sarta mana pikeun manggihan dokumén tangtu. Mun anjeun bisnis téh kawas paling, inget kana kaasup naha atanapi henteu file bakal on sistem komputer anjeun, hiji server di-imah, di awan , atawa lamun di formulir kertas Filed dina lokasi fisik kayaning a kabinét filing. Contona, tempo jumlah nu make gambar, video atawa malah foto kertas dina bisnis kuring. Entri dina Daptar Locations File Anjeun bisa jadi:
Gambar Digital / video: komputer (atawa server) - drive E: / poto - file di folder matuh luyu
poto kertas: filing kabinét 3 - Photos - alfa ku subjék
Dibagikeun jaringan atawa awan drive kudu dilabélan nurutkeun eusi sakumaha kedah filing drawers kabinét.
Kumaha urang bisa nyieun / neundeun dokumén urang aman?
Garis kahiji pertahanan pikeun kaamanan dokumen ieu fisik securing nu enggon bisnis sorangan. Sadaya usaha kudu mibanda sistim kaamanan, kayaning sistem alarem, dipasang - malah usaha home basis .
Usaha ogé butuh atanapi hoyong investasi di alat kaamanan séjén, kayaning jandela bar / grills, kaméra kaamanan jeung / atawa jasa patroli. Anjeun tiasa méakkeun sagala waktos rék nyieun kecap akses tur encrypting file dina usaha ngajaga file éléktronik anjeun, tapi teu masalah teuing lamun batur bisa ngan ngumbara di na maok komputer tur teuas drive dibéré bareng.
Kabéh cabinets filing kedah lockable sarta diteundeun dikonci sanggeus jam bisnis (jeung dikonci dina lunchtime lamun euweuh salah dipercaya akang jadi di deukeutna nutup).
prosedur kaamanan umum pikeun dokumén éléktronik ngalibetkeun nyadangkeun dokumén rutin sarta ngajaga cadangan dokumen wae lian ti teuas drive sami dimana dokumén aslina anu lokasina. Kaluar-situs anu pangalusna pikeun hansip ngalawan ngabogaan anjeun data bisnis musnah ku bencana alam - acan alesan sejen naha awan kasebut idéal pikeun bisnis .
usaha leutik jeung kolega atanapi karyawan babagi jaringan komputer sami oge meureun hoyong ngawatesan aksés sababaraha pamaké 'ngarah ukur bisa dipaké atawa ningali sababaraha sumber nu jaringan urang. Contona, anjeun bisa boga diréktori jaringan atawa awan dibagikeun ngaranna "Akunting" nu geus aksés diwatesan pikeun manajemén ukur Komo lamun hiji pamaké nu diwenangkeun pikeun ngakses sumberdaya a, kayaning hiji aplikasi, dokumén tinangtu bisa sandi cipta. Eusi dokumén ogé bisa énkripsi, nyieun eta diaksés ukur keur jalma anu boga konci enkripsi nu required.
maling pagawe anu anceman séjén pikeun kaamanan data. usaha leutik jeung karyawan kedah ngadamel kanyataan resumena mariksa jeung lalaki cék tukang on karyawan hitungan kawijakan.
Ngalaksanakeun System Management Dokumén anjeun
Sakali anjeun geus nyieun rencana manajemen dokumen anjeun ku ngawalon patarosan di luhur, Anjeun geus siap pikeun nerapkeun éta, mastikeun yén sakabéh staf anjeun nyaho wincik sistem manajemen dokumen Anjeun bisnis sarta nu di handap prosedur luyu lamun nyieun, nyimpen jeung retrieving dokumén.
Anjeun oge bakal kudu pastikeun yén dulur anu aksés jeung migunakeun dokumén dina organisasi Anjeun kieu liwat, ngalakonan hal kayaning ngaranan jeung nyimpen dokumen appropriately. Spot dipariksa dina rutin pikeun nguji naha file husus bisa gampang kapanggih jeung ka hansip ngalawan misfiling.
Anjeun tiasa nyetél sistem manajemen dokumen dina hiji poe tapi nerapkeun eta konsistén leuwih waktos bakal tombol ka ayaan na. Ganjaran anu badag - tiasa mendakan naon rék manggihan lamun rék dinya jeung perdamaian pikiran.