Berkas Tips Manajemén pikeun Payil Digital
Salian nyimpen dokumen lokal on desktops, laptop atawa alat nu bagerak beuki loba usaha anu ngagunakeun awan pikeun aplikasi bisnis dasar jeung neundeun file. (Tempo Naha Awan komputasi Dupi Idéal pikeun Usaha Leutik na 5 Kalemahan of Awan komputasi. )
Salajengna complicating isu gudang nyaeta kabutuhan loba usaha babagi dokumén antara pagawé .
Dina hiji kantor ieu ilaharna dilakonan ku maké server file atawa jaringan napel alat panyimpen (Nas). Mun dibagikeun aksés mobile moderator, mangga dokumén bisa diteundeun dina awan jeung dibagikeun ku assigning idin aksés. Hasil sadaya ieu tiasa janten ngimpina manajemén file kalawan ditambahan dokumén mangrupa jalma disimpen dina awan jeung sababaraha lokal, komo dokumén individu disimpen ukur dina hiji tempat atawa lianna.
Organisasi teh Key mun Manajemén File Electronic
Dimana wae dokumen disimpen hal anu penting pikeun tetep diatur tur nepi-ka-date. The gawang tina manajemen file éléktronik nyaéta pikeun mastikeun yén anjeun bisa manggihan naon nu ditéang, sanajan lamun ditéang deui taun sanggeus penciptaan na.
Paling folks bisnis kudu di hiji wanci atanapi sejen geus di posisi ngerakeun of gaduh customer panggero teu keur sanggup gancang maluruh relevan invoice atawa dokumén customer penting lianna.
Sarua bangor ieu scrambling sabudeureun dina taun-tungtung nyobian pikeun manggihan dokumén pertaining ka rekening parusahaan keur akuntan atawa malah parah, anu taxman .
Organisasi ditangtoskeun tina dokumén digital téh hususna kritis di lingkungan dibagikeun - lamun salah sahiji karyawan anjeun bolos (samentara atawa permanén!) anjeun kudu bisa gampang nomeran wae dokumen dijieun atawa dikelola ku jalma éta.
(Catetan yen leungitna calon isu data kalayan disgruntled, departing karyawan hiji alesan beuki ngajaga data bisnis Anjeun. Tempo 6 Aturan Protection Data Usaha ).
tips manajemén file ieu baris mantuan anjeun tetep payil Anjeun diaksés:
1. Paké polder instalasi standar pikeun file program.
Nganggo lokasi file standar lamun masang program aplikasi. Dina Windows, ku aplikasi konvénsi file program reside kaayaan (Girang Letter:) -> diréktori Program Payil. Masang aplikasi nguap nyaeta ngabingungkeun sarta teu perlu.
2. Hiji tempat pikeun sakabéh dokumén.
Tempat sagala dokumén dina folder a single "root". Pikeun pamaké tunggal di lingkungan Windows lokasi standar teh folder abdi Dokumén.
Di lingkungan babagi payil coba mun lakonan hal nu sarua. Jieun folder akar tunggal (disebut "Dokumén Dibagi" contona) jeung nyimpen kabeh dokumen dina sub polder di jero folder root. Gaduh lokasi tunggal pikeun sakabéh dokumén éléktronik ngajadikeun eta gampang manggihan hal na jeung ngajalankeun cadangan tur arsip.
3. Jieun polder dina hirarki logis.
Di handap ieu mangrupakeun drawers of filing kabinét komputer urang, jadi mun nyarita. Paké basa polos ka ngaranan polder anjeun; anjeun teu hoyong jadi nempo daptar ieu polder dina mangsa nu bakal datang tur wondering naon "TFK" atanapi naon sejenna metot singketan Anjeun nimukeun hartosna.
4. polder sayang dina polder.
Jieun polder sejenna dina ieu polder utama minangka kedah timbul. Contona, hiji folder disebut " Invoices " bisa ngandung polder disebut "2018", "2017" jeung "2016". A folder ngaranna pikeun klien bisa ngawengku polder "data nasabah" jeung "susuratan". Tujuanana nya éta pikeun mibanda unggal file di folder nu tinimbang gaduh kebat koropak yatim didaptarkeun.
Ulah kitu, jieun kompléks, struktur map deeply-layered. Dimana wae mungkin pamakéan ngaran file deskriptif gantina.
5. Turutan Konvénsi file pangaranan.
Sababaraha sistem operasi (kayaning Unix) teu ngameunangkeun spasi dina ngaran file atawa folder, jadi ulah kieu lamun lingkungan komputasi anjeun gaul. Gantina nganggo underscores sakumaha delimiter a (misalna Doe_John_Proposal.doc.) Karakter lianna kayaning /? <> \: * | "^ Anu ogé dicaram dina ngaran file atawa folder handapeun Windows.
Paké ngaran file deskriptif pikeun idéntifikasi nu panggampangna tur dimeunangkeun tapi ulah balik overboard - ngaran file / jalur boga wates panjang nu rupa-rupa antara sistem operasi. Dina Windows anu maksimum panjangna jalur pinuh pikeun file a (misalna hurup drive + ngaran folder + ngaran file) nyaéta 260 karakter. Paké singkatan umum dimana wae mungkin, kayaning Jan pikeun Januari atanapi Corp pikeun Corporation.
6. Kudu husus.
Masihan file éléktronik logis, ngaran husus tur ngawengku kaping dina ngaran file lamun mungkin. Tujuan lamun ngaran payil nyaéta sangkan bisa ngabejaan naon file nyaeta ngeunaan tanpa ngabogaan pikeun mukakeunana jeung kasampak. Ku kituna lamun dokumen éta nyaéta surat ka customer a reminding anjeunna mayar anu geus liwat, sebut wae hal kawas "overdue_20180115"; tinimbang hal kawas "surat pembaca". Kumaha anjeun bakal nyaho saha surat téh nepi ka tanpa muka eta?
Mun anjeun babagi payil via email atawa alat portabel Anjeun meureun hoyong gaduh nami file kaasup informasi leuwih spésifik, saprak informasi folder moal kaasup jeung file dibagikeun. Contona, upami dokumen Anjeun resides di abdi Dokumén \ Invoices \ 2017 \ Konsumén \ Doe_John_20180416.doc na file ieu dibagikeun atawa emailed sagala panarima baris nempo aya Doe_John_20170416.doc tur bisa jadi teu tiasa ngabejaan yen file nyaeta customer a invoice tanpa muka eta.
7. File anjeun balik.
Wayah pangalusna pikeun file dokumen hiji sawaktos Anjeun pertama nyieun eta. Ku kituna meunang dina watek ngagunakeun "Simpen Salaku" kotak dialog jeung berkas dokumen Anjeun kitu oge sareng ngaran eta, putting eta di tempat katuhu dina tempat munggaran.
8. urutan file anjeun genah Anjeun.
Mun aya polder atawa payil nu make pisan, maksa ka luhureun daptar file ku renaming aranjeunna sareng! atawa hiji AA dina awal ngaran koropakna.
9. Cull payil Anjeun rutin.
Kadangkala naon heubeul nyaeta atra sakumaha dina conto di folder ngaranna "Invoices" luhur. Lamun éta henteu, tetep polder Anjeun uncluttered ku clearing kaluar payil heubeul.
Ulah ngahapus bisnis patali file iwal anjeun leres tangtu nu moal kedah file deui. Gantina, dina kempelan utama Anjeun tina polder dina folder root anjeun, jieun polder disebut "Old" atanapi "teu aktif" jeung mindahkeun file heubeul kana eta mun anjeun datang di sakuliah aranjeunna.
( Kumaha Long Kedah Anjeun Simpen Usaha Records keur CRA atanapi IRS? Ngécéskeun kumaha lila anjeun kudu tetep rékaman bisnis papanggih kawajiban pajeg Anjeun.)
10. Cadangan payil Anjeun rutin.
Naha nu nuju nyalin koropak anjeun onto drive sejen atawa onto pita, éta penting pikeun nyetél tur turutan a regimen deui nepi biasa. Tempo The 3 Hambalan ka Nyadangkeun System suksés .
Alus File Manajemén Ngajadikeun nyungsi naon Anjeun Hayang Mudah
Ngatur dokumén éléktronik kedah bagian tina hiji strategi manajemén dokumen sakabéh pikeun anjeun bisnis. A ditangtoskeun rencana manajemen dokumen kedah ngawengku sakabéh aspék nanganan dokumén, kaasup gudang, dimeunangkeun, cadangan, sarta kaamanan.
Pungsi teangan ngarupakeun hal éndah tapi moal cocog betah keur sanggup langsung muka folder atanapi file. Lamun nuturkeun tips manajemén file ieu konsistén, sanajan lamun teu terang dimana hal téh, anjeun nyaho dimana kudu - a kaunggulan badag lamun datang ka nyungsi naon nu ditéang. Lila-manajemen file alus baris ngahemat waktos bisnis Anjeun jeung duit .