Pikeun loba usaha, anu rekening departemén payable teu meunang loba perhatian iwal hal mana anu salah. Sanajan kitu, aya nu loba bisa miboga ti departemen payable akun nu geus ngajalankeun ogé. Sabalikna, aya nu loba masalah anu bisa datang ti salah sahiji nu keur saukur limping sapanjang. Departemen ieu mindeng boga pangaruh pisan dina 'bisnis aliran tunai , sarta aya kasempetan nu bisa miboga atawa leungit tina nyokot kauntungan tina pasatujuan mayar kalawan suppliers.
A ngajalankeun ogé rekening departemén payable kudu bisa ngamangpaatkeun volume diskon na diskon pembayaran mimiti ogé nangtukeun jalan pangalusna tetep paling tunai sadia pikeun bisnis pikeun expenses sejen tur Investasi. Departemén Ieu ogé kudu bisa mastikeun yén suppliers anu nohonan kawajiban maranéhanana dumasar pasatujuan jeung kontrak, jadi lamun volume atawa kualitas standar teu patepung, isu anu ngumbar jeung lampah corrective luyu nu dicokot.
Akun umum Masalah payable
Sanajan aya sababaraha kasempetan pikeun motong waragad na freeing up tunai, aya ogé sababaraha halangan anu nyanghareupan usaha nalika ngusahakeun ngahontal cita ieu. Canon urang 2014 Akun Optimasi payable Study kapanggih yén processing kertas éta salah sahiji sumber pangbadagna masalah keur loba organisasi, jeung waktu nu diperlukeun nungkulan kertas invoicing keur masalah pangbadagna.
sumber utama lianna bahan perhatian éta:
- Mastikeun yén pangmayaran dijieun dina waktu
- Streamlining nu invoice prosés persetujuan
- Meunangkeun istilah pembayaran anu pangalusna kalawan suppliers sarta mastikeun yén kawajiban anu patepung dina dua sisi
- Kaayaan rupa-rupa sistem akuntansi supplier na invoicing
- Ngarekam jeung verifying kaamanan data jeung transaksi
Loba isu didaptarkeun dijieun parah atanapi dijieun ku reliance on invoicing kertas. Leungit paperwork masalah sering di loba organisasi, anjog ka pangmayaran telat atanapi lasut. Sajaba ti, bari sababaraha usaha museurkeun digitalisasi paperwork maranéhanana, seuseueurna suppliers anu masih milis kertas invoices atawa ngirim aranjeunna ku fax.
Paling usaha leutik nanganan rekening sorangan paperwork payable, sarta loba ieu dipigawé sacara manual. Kusabab sababaraha suppliers geus switched leuwih ka tagihan éléktronik, paling organisasi anu belanja jumlahna ageung Tamsyah sacara manual ngasupkeun data sarta nyieun salinan digital tina dokuméntasi.
Pamakéan nandakeun dokumentasi hasil tulisan remen slows turun proses persetujuan invoice saprak salinan kudu dilakukeun tur dikirimkeun ka anggota luyu ngeunaan manajemen keur review. Nalika paperwork henteu gampang diakses atanapi aya dina format digital, éta mangrupakeun tantangan pikeun nganalisis data tur mastikeun yén pasatujuan pembayaran pangalusna anu keur diala sarta yén kawajiban nu keur patepung. Dina waktu na pasatujuan diskon pembayaran mimiti harese leungit lamun usaha teu bisa nyieun pangmayaran basa aranjeunna keur diperlukeun pikeun, jadi isu nu patali jeung paperwork tiasa ongkosna mahal.
Perbaikan jeung Optimasi
Alatan kanyataan yén sababaraha isu nu patali jeung ngajalankeun ditangtoskeun tina rekening departemén payable batang ti sabab akar sarua, aya ogé sababaraha pangaluyuan nu organisasi tiasa ngadamel anu bakal ngurus loba masalah dina waktos anu sareng. Tilu sahiji cara paling éféktif yén usaha tiasa streamline rekening maranéhanana prosés departemén payable anu ka:
- Paké pangakuan karakter obyék pikeun digitize paperwork
- Ngamangpaatkeun portals online anu bisa diasupan ka suppliers
- Jieun workflows manajemén
OCR
Bari loba pausahaan rutin ngamangpaatkeun scanner mun nyieun salinan digital tina paperwork, ieu umumna ngan ngawengku nyieun hiji gambar tina hiji dokumen anu disimpen dina komputer. Ieu ngandung harti yén informasi tetep perlu diasupkeun sacara manual kana databés a, jadi bari leungitna rékaman anu kirang hiji masalah, nya éta kénéh waktu-consuming.
pangakuan karakter obyék, atawa OCR, ngalibatkeun scanning dokumen sarta retrieving data ti eta. data ieu bisa otomatis ditambahkeun kana database atawa spreadsheet. Prosés OCR mantuan pikeun ngurangan masalah kasalahan Éntri data manual tur ngamungkinkeun informasi bisa diasupkeun pas paperwork ieu narima. OCR nyokot ngeunaan waktos kanggo hiji pagawe sakumaha scanning hiji dokumen nyieun file gambar, sarta eta umumna teu merlukeun sagala léngkah tambahan. Per Gartner, aya organisasi anu bisa masangkeun 80 persén atawa leuwih tina invoices maranéhanana tanpa hiji pagawe ngabogaan bisa langsung aub.
supplier portals
Streamlining prosés pikeun ngasupkeun invoices tur data kana sistem terpusat tiasa ngaktipkeun usaha pikeun nyieun atawa ngamangpaatkeun hiji portal online anu ngamungkinkeun hiji bisnis jeung suppliers na lagu pesenan, kasampak di invoices tur tingal lamun pangmayaran dijieun. Nyieun data ieu sadia keur sababaraha individu dina hiji organisasi bisa mantuan mastikeun yén rekening departemén payable boga pangawasan ditangtoskeun, sarta bisa mantuan nyepetkeun waktu nu diperlukeun nepi ka approve invoices. Letting suppliers ngakses portal nu nyandak usaha ieu ngalebetkeun invoices na pangmayaran lagu ogé dilakukeun sadar isu naon jeung suplai nampi atanapi isu invoicing.
Ngadegkeun Workflows sarta prosés
Sanajan kitu hiji organisasi megatkeun pikeun nanganan usaha manajemen data maranéhanana, éta Kadé aya hiji prosés ngadeg di tempat pikeun ngatur rekening na pangmayaran. Ieu nyandak usaha pikeun mastikeun yén operasi anu bisa dipake jeung angka kaluar alternatif lamun aranjeunna bagong atanapi ngakibatkeun kasalahan atawa Nepi. Numutkeun Deloitte, prosés ieu kedah jéntré naon rekening departemén payable teu lamun narima hiji invoice, kumaha data mangrupa asupan jeung dibagikeun jeung naon prosés nyaéta pikeun lalaki invoices disatujuan. Aya ogé kedah tungtunan pikeun nangtukeun cara anu pangalusna tina kaayaan Mayar tipena béda suppliers.
Bari loba suppliers nawiskeun diskon keur mayar dina 30 atawa 90 poé, éta bisa jadi patut diskon upami lakukeun sangkan nyegah arus kas hiji organisasi urang. Ieu ogé ésénsial nu aya cara pikeun pariksa yen duanana perusahaan tur suppliers anu nohonan resep ti kontrak atawa perjanjian. Ngadegkeun workflows keur kaayaan isu ieu bisa mantuan organisasi sangkan pilihan katuhu.
Nalika suppliers teu delivering on waktu, dina jumlahna cukup atawa kuantitas luyu of stock, pausahaan bisa jadi teu hayang mayar invoices dugi urusan ieu geus ngumbar. A workflow tiasa kritis dina ngadegkeun naon anu kedah dipidamel lamun isu ieu timbul. Sajaba ti, bayaran ka suppliers ogé perlu dilakukeun dina waktu keur mencegah kaleungitan diskon atanapi incurring hukuman keur bayaran telat. Unggal perjangjian supplier perlu documented tur diropéa saperti hal ngaganti, sarta prosés kedah mastikeun yén unggal akun ieu diatur appropriately.
Nyieun workflows ogé bisa mantuan hiji parusahaan:
outsourcing
Digitalisasi rékaman, ngalaksanakeun OCR sarta maké portal yén suppliers boga aksés ka bisa jadi hiji hal anu dipikabutuh pikeun usaha leutik, tapi organisasi teu kudu nganggap yen ongkos bakal nyegah bisnis hiji ti keur sanggup ngamangpaatkeun éta. Bari biaya nyetel tur ngajaga sistim éléktronik bisa jadi prohibitive keur loba organisasi leutik tur sedeng-ukuran, lakukeun sangkan di-imah téh mindeng teu perlu. Aya rupa-rupa panyadia pihak katilu nu organisasi bisa outsource tugas ieu ka. Organisasi bisa meunang bantuan outsourced pikeun sagalana ti nyetel hiji prosés OCR mun nulungan hiji parusahaan nyieun workflows keur analisa kontrak supplier.
Bari organisasi bisa jadi teu bisa kaki waragad ngalaksanakeun rupa-rupa sistem IT sorangan, gaduh pihak-katilu nanganan aranjeunna téh mindeng pisan affordable. Usaha bakal perlu ngabandingkeun waragad maké pihak luar pikeun ngembangkeun sistim ieu ngalawan tabungan poténsi jeung ajén freeing up tunai, tapi outsourcing ngamungkinkeun organisasi pikeun ngamangpaatkeun teknologi jeung sistem anu normal bakal jadi mahal teuing.
- Mastikeun yén pesenan beuli téh dijieun pikeun tiap orde baru
- Pariksa yen produk invoices cocok ditampi tur papanggih pasatujuan contractual
- Pariksa rékaman pikeun mastikeun yén pangmayaran dijieun, éta maranéhna dijieun dina waktu jeung nu sipatna henteu duplicated
- Nangtukeun métode best of Mayar invoices, kayaning ngaliwatan EFTs atawa kartu kiridit, pikeun ngurangan waragad