Unggal taun, pangusaha anu diperlukeun pikeun ngirim laporan ka karyawan némbongkeun total gajih na deductions maranéhanana, jadi karyawan bisa kaasup informasi dina mulih pajeg panghasilan maranéhanana. Laporan kedah ogé jadi Filed jeung Administrasi Jaminan Sosial. Laporan ieu téh formulir W-2.
Sateuacan Anjeun nyiapkeun sarta ngirim W-2 bentuk ka pagawé sarta Administrasi Kaamanan Sosial, tuturkeun lengkah ieu pikeun mastikeun sagalana mana lancar.
01 - pastikeun Anjeun gaduh Gagah neuleu digolongkeun kana karyawan
Hiji pagawe mangrupakeun worker anu ngalakukeun pagawean dina arah hiji dunungan. Sacara umum, saha anu ngalakukeun jasa pikeun hiji organisasi mangrupa pagawe lamun organisasi bisa ngadalikeun kumaha bakal dilakukeun tur kumaha eta bakal rengse.
Di sisi séjén, hiji pemborong bebas mangrupa individu atawa bisnis nu nyadiakeun jasa pikeun individu atawa bisnis sejen. The kontraktor bebas mangrupakeun éntitas bisnis misah jeung teu dianggap hiji pagawe. Sababaraha conto kontraktor bebas nu konsultan, agén, atawa calo. Karya kontraktor bebas téh mindeng incidental atawa teu pati bisnis; contona, layanan beberesih, prosésor sidik, atawa layanan IT.
Baca leuwih seueur tentang Klasifikasi pagawe salaku pagawé atawa kontraktor bebas , tur konsultasi hiji Pangacara pagawean pikeun bantuan.
02 - Mariksa Sebaran jeung filing Kaping pikeun The Ayeuna Taun
Dua hambalan nu aub dina prosés W-2. Hambalan munggaran ieu dikabaran nu W-2 bentuk ka karyawan. Lengkah kadua anu berkas bentuk ieu jeung Administrasi Jaminan Sosial. (SSA)
The deadline boh distribusi ka karyawan na filing jeung SSA nyaeta 31 Januari taun handap. Ieu deadline anyar tadi pikeun pikeun filing SSA geus nyetél pikeun mantuan nyegah panipuan pajeg. Baca leuwih ngeunaan W-2 na 1099 deadlines.
Pastikeun Anjeun masihan karyawan bentuk maranéhanana mimiti dina Januari, ngarah boga waktu pikeun marios eta, pikeun nyegah kasalahan.
03 - Mariksa pagawe W-4 Bentuk
Dunungan diwajibkeun boga formulir W-4 on file pikeun sakabéh pagawé sepanjang waktos. Formulir W-4 ngawengku informasi dipikabutuh pikeun nangtukeun jumlah withholding pajeg panghasilan féderal hiji pagawe sacara, maké status kakawinan, Jumlah tanggungan, sarta naon baé jumlahna tambahan bisa withheld.
Formulir W-4 kudu réngsé dina nyewa na iraha wae para karyawan wishes pikeun nyieun hiji perobahan. pagawe kudu ngarobah wujud W-4 lamun informasi pribadi nu pagawe sacara (kaasup status kakawinan jeung Jumlah tanggungan) parobahan atawa lamun parobahan alamat nu pagawe sacara. Para karyawan ogé bisa ngarobah W-4 formulir iraha wae mun ngarobah jumlah withholding.
Unggal taun méméh ahir taun, pangusaha kudu ménta kabéh pagawé pikeun nempoan nu W-4 formulir pikeun mastikeun nu informasi pribadi mangrupa akurat.
Mastikeun karyawan kudu informasi akurat jeung arus dina Wangun W-4 baris mantuan anjeun nyiapkeun jeung ngadistribusikaeun W-2 bentuk.
04 - ngumpulkeun Émbaran sidik keur W-2 Bentuk
Kahiji, anjeun bakal kedah sababaraha émbaran dasar ngeunaan perusahaan pikeun sakabéh W-2 bentuk:
- Parusahaan anjeun angka dunungan ID
- Ngaran, alamatna, sareng kode pos bisnis
- Jeung nomer idéntifikasi pajeg kaayaan parusahaan anjeun
Lajeng, anjeun bakal kudu ngumpulkeun informasi ngeunaan unggal pagawe, duanana informasi pribadi sarta informasi sidik:
- Ngaran pagawe sarta alamat jeung nomer jaminan sosial atanapi sejenna jumlah ID pajeg
- Jumlah modal pikeun pagawe anu: total gajih, tips, sarta santunan séjén
- Jumlah pajeg panghasilan féderal withheld
- Gajih kaamanan sosial (up ka maksimum Kaamanan sosial Jumlah pikeun taun)
- Medicare gajih na tips na pajeg Medicare withheld, kaasup nu pajeg Medicare tambahan pikeun pagawé-panghasilan luhur.
- Disadiakeun tips pagawe mayar
- Kauntungan gumantung perawatan dibayar, sarta séjén kauntungan kena pikeun para karyawan
- Pikeun unggal kaayaan dimana para karyawan digawé, anu gajih kaayaan sarta tips dibayar jeung pajeg panghasilan kaayaan withheld
- gajih lokal tur tips mayar na pajeg panghasilan lokal withheld.
05 - Review W-2 Processing - Kumaha Will W-2 urang jadi dijieun?
Lamun perusahaan nyaeta anyar pikeun ngolah sidik, atawa lamun kaayaan sidik anjeun geus robah ayeuna, éta mangrupakeun ide nu sae pikeun marios prosés nyungsi, completing, sarta dikabaran tungtung-of-taun laporan ka karyawan. Anjeun tiasa meunang W-2 bentuk tina hiji toko suplai kantor, CPA anjeun, ti pajak atanapi akuntansi software, atanapi ti IRS.
Catetan: Anjeun teu bisa ngundeur W 2-bentuk ti IRS atanapi nguap on Internet. Salinan A sahiji formulir W-2 aya dina hiji warna husus mangsi beureum sarta teu bisa duplicated. Anjeun kudu berkas bentuk IRS husus tina Salin A jeung Administrasi Jaminan Sosial (ieu teh salinan anjeun tetep sarta berkas kalawan Jaminan Sosial di ahir Pébruari).
Di dieu aya sababaraha pilihan pikeun Nyiapkeun W-2 bentuk:
- Ngagunakeun software akuntansi. Upami Anjeun gaduh ukur sababaraha karyawan jeung anjeun migunakeun software akuntansi, anjeun bisa bisa mésér hiji nambihkeun kana nyiapkeun W-2 bentuk ngagunakeun software ieu.
- Ngagunakeun software préparasi pajeg. Lamun make salah sahiji program software umum préparasi pajeg, boh online atawa dina versi desktop, jeung geus dibeuli versi bisnis tina software ieu, pariksa ningali lamun W-2 ngolah ieu kaasup. Shirley Elmblad, Guide to Software Financial, boga artikel dina ulasan software pajeg
- Ngagunakeun dibeuli W-2 bentuk. Pausahaan suplai kantor utama geus tos dicitak W-2 bentuk pikeun pamakéan ku software dina CD nu ngidinan Anjeun pikeun input informasi pikeun bentuk ieu sacara manual tur nyitak aranjeunna kaluar dina printer Anjeun.
Whichever metodeu nu Anjeun pake pikeun completing sarta percetakan W-2 bentuk oge kudu boga bentuk transmisi W-3 .
06 - mutuskeun kumaha mun ngadistribusikaeun W-2 Bentuk jeung pagawé
Sakali anjeun geus nyieun W-2 bentuk, kaputusan anjeun salajengna nyaeta kumaha carana ngadistribusikaeun aranjeunna ka karyawan. Inget yén deadline keur sebaran W 2-bentuk ka pagawé téh 31 Januari taun handap warsih pajeg. Contona, dunungan anu diperlukeun pikeun ngadistribusikaeun 2016 taun pajak W-2s geus dugi 31 Januari 2017, keur ngadistribusikaeun aranjeunna.
Geus dua pilihan pikeun dikabaran dicitak W-2 bentuk ka karyawan: boh kintun aranjeunna atanapi ngadistribusikaeun aranjeunna keur karyawan di jalma. Lamun hiji pagawe nyokot formulir maranéhna W-2 jelemana Anjeun meureun hoyong boga tanda pagawe anu bentuk ieu ngajemput, ulah aya patarosan ngeunaan naha ieu rengse.
07 - Mariksa pikeun Kasalahan Sateuacan Anjeun Kirim W-2 Bentuk jeung pagawé
Pikeun ngaleutikan isu sarta ngabogaan ulang ngirim W 2-bentuk, pariksa W-2 bentuk keur kasalahan, maké Daptar pariksa ieu. Umum W-2 kasalahan kaasup ngagunakeun formulir taun salah urang, gagal kaasup informasi, putting informasi dina kotak lepat, sarta gagal eureun withholding Jaminan Sosial di maksimum dina.
08 - Ngatur requests pagawe pikeun duplikat W-2 Bentuk
Karyawan mindeng nyelap atawa leungit W 2-bentuk jeung maranéhna bisa datang ka departemen sidik Anjeun requesting a duplikat salinan Bentuk W-2 maranéhanana. Sateuacan Anjeun ngadistribusikaeun W-2 bentuk, mertimbangkeun kumaha anjeun bakal nungkulan requests ieu:
- Lamun geus dicitak kaluar bentuk internal, anjeun bisa kalayan gampang reprint bentuk W-2 sareng masihan atawa kintun ka para karyawan.
- Lamun bentuk ieu disiapkeun ku hiji layanan sidik di luar, maranéhna bisa ngecas nuhun biaya reprinting na milis formulir. Anjeun meureun hoyong ngecas karyawan pikeun formulir duplikat kahiji, atawa duplikat kadua dina taun (eta kajadian!).
Naon mutuskeun, éta mangrupakeun ide nu sae pikeun ngahubung kawijakan anjeun ngeunaan duplikat bentuk ka karyawan. Ngabogaan alat pikeun ngeusi ulang duplikat bentuk mungkin sigana ekstrim, tapi bisa ditegor dina jumlah bentuk leungit nu kudu diungkulan.
09 - filing W-2 jeung W-3 Bentuk jeung Administrasi Jaminan Sosial
Saanggeus mutuskeun kumaha nyiapkeun W-2 bentuk na geus disebarkeun bentuk ieu keur karyawan (ku 31 Januari taun handap warsih pajeg), putusan anjeun salajengna nyaeta keur nangtukeun kumaha berkas bentuk ieu jeung Administrasi Jaminan Sosial (SSA) .
Kabéh W-2 bentuk kudu Filed jeung Administrasi Kaamanan Sosial, sapanjang ku transmittal formulir W-3 . Dua pilihan pikeun ngirimkeun bentuk ieu:
- Anjeun tiasa berkas online di bagian Layanan Usaha Online sahiji ramatloka Jaminan Sosial. Anjeun kudu ngadaptar heula, teras ngalengkepan bentuk luyu online. Lamun file online jeung BSO, Anjeun teu kedah ngawengku W-3 bentuk.
- Anjeun oge bisa surat réngsé W-2 bentuk sapanjang kalawan Bentuk W-3 jeung Administrasi Jaminan Sosial.
Di dieu nyaeta informasi langkung lengkep ihwal kumaha cara nyiapkeun formulir W-3 .
10 - Mariksa Peraturan Nagara Distribusi W-2 Bentuk
Lamun anjeun ngalengkepan bentuk W-2 kanggo hiji pagawe, salah nyangkokkeun sabagian formulir nu (Salin 1) ditunjuk pikeun diajukan ka kaayaan dimana para karyawan jalan. Mun karyawan jalan di leuwih ti hiji kaayaan, anjeun bakal kudu ngalebetkeun salinan tina formulir W-2 mun unggal kaayaan.
Unggal kaayaan boga syarat béda pikeun kaluman of W 2-bentuk jeung sagala bentuk transmittal. Pariksa ku otoritas taxing atawa kaayaan departemén sharing kaayaan anjeun pikeun neuleuman sarat yén kaayaan urang.
Update: Loba nagara nu conforming ka baheula 31 Januari deadline anyar keur filing W-2s jeung SSA.
Baca leuwih seueur tentang pajeg sidik kaayaan.